Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuden toteuttaminen

Tiedonhallintayksikön tehtävänä on ylläpitää tietovarannoistaan sekä asiarekisteristään kuvausta tiedonhallintalain mukaisesti (906/2019 28 §). Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä, Riveria on laissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Tämän kuvauksen avulla kerrotaan miten Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveriassa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita tietopyynnön sisällön yksilöinnissä ja tietopyynnön kohdistamisessa oikealle taholle.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Tietopyynnön koskiessa julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Julkisuuslain mukaan henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto myös muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Riveria voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Pyydettäessä tietoja asiarekisteristä yksilöivinä tietoina käytetään esimerkiksi asianumeroa, asiakirjan päivämäärää, päätöspäivämäärää ja vireille panijan sekä päätöksentekijän tietoja.

Kohdistettaessa tietopyyntö tietovarannoissa käsiteltäviin asiakirjoihin, yksilöiviä tietoja voivat olla mm. rekisterin tai palvelun nimi, johon asiakirja sisältyy sekä tiedot siitä minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse (esim. hakemus, päätös, tiedote).

Riverian tietopyyntöasioissa palvelee kirjaamo. Tietopyyntö voidaan osoittaa myös suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle.

Kirjaamon yhteystiedot:
Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria
Kirjaamo
Peltolankatu 4 (PL 70)
80101 Joensuu
kirjaamo@riveria.fi

Asiakirjoista perittäviin maksuihin voi tutustua Riverian asiakirjoista ja toimenpiteistä perittäviä maksuja koskevasta päätöksestä. Riverialla on hinnasto asiakirjoihin kohdistuvista tietopyynnöistä. Hinnoittelu perustuu tiedonhausta aiheutuviin todellisiin kustannuksiin.

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän, Riverian viranomaisten asiakirjoista ja tiedon antamisesta, joiden lunastuksesta ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään lunastusmaksua seuraavien perusteiden mukaan:

Tietojen saanti asiakirjoista on kuntayhtymässä maksutonta, kun

asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden
piiriin.

Tietojen maksuttomuuden edellytys on, että asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä kuntayhtymän asianhallintajärjestelmästä asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä hakutoimintojen avulla.

Lisäksi lunastusmaksua ei peritä seuraavissa tapauksissa:

annettaessa päätös tiedoksi asianosaiselle päätöspöytäkirjalla
opiskelijoille annettavista opiskelijatodistuksista ja opintosuoritusotteista
opiskelijalle annettavasta ensimmäisestä tutkinto- tai osallistumistodistuksesta
oman kuntayhtymän palveluksessa olevan viranhaltijan tai työntekijän pyytämästä
- työtodistuksesta
- palkkatodistuksesta
- asiakirjasta, jota tarvitaan virka- tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten
oman kuntayhtymän luottamushenkilöiltä ja luottamusmiehiltä asiakirjoista, jotka toimitetaan luottamustehtävän hoitamista varten.
luottamuselimen kokoonpanoa koskevien yhteystietojen antamisesta, mikäli kysymyksessä on yksilöity pyyntö.

Pöytäkirjan ote ja asiakirjan jäljennös (A4) ensimmäiseltä sivulta 5,00 eur, kultakin seuraavalta sivulta 2,50 eur.
Tutkintotodistusjäljennös (kopio) noudettuna 10,00 eur, postitettuna 15,00 euroa.
Pyynnöstä annettava muu todistus 10,00 eur.

Jäljennöksestä suoritettavaan lunastukseen sisältyy maksu jäljennöksen oikeaksi todistamisesta.

Lunastus- ja lähetysmaksuista ei peritä arvonlisäveroa.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antaminen asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan seuraavasti:

normaali tiedonhaku (työaika alle 2 h) 30,00 eur
vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 h) 60,00 eur
hyvin vaativa tiedonhaku (työaika yli 5h) 100,00 eur

Perusmaksun lisäksi peritään kultakin sivulta voimassa oleva kopiointimaksu.

Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lähinnä tilanteet, joissa asiakirjan esille haku ei ole mahdollinen tavanomaisilla keinoilla. Jos pyydetty asiakirja on laaja tai siinä on paljon asiakirjan eri osissa salassa pidettävää tietoa, asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon voi vaatia tavanomaista enemmän työtä.

Erityistoimenpiteitä vaativat ovat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan paljon haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostustyötä.

Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä (kahden työpäivän sisällä), porrastettua perusmaksua voidaan korottaa kaksinkertaiseksi. Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä.

Lunastus- ja lähetysmaksuista ei peritä arvonlisäveroa.

Kun asiakirjoja lähetetään tai palautetaan postitse, peritään jokaisesta lähetyksestä posti- ja lähetysmaksu 5,00 euroa. Postimaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä lunastusta.

Lunastus- ja lähetysmaksuista ei peritä arvonlisäveroa.

A4 mustavalkoiset 1,00 eur/sivu
A3 mustavalkoiset 1,00 eur/sivu
A4 värikopiot 1,50 eur/sivu
A3 värikopiot 2,00 eur/sivu

Lunastus- ja lähetysmaksuista ei peritä arvonlisäveroa.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen Riveria voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan:

Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Valtuusto voi kunnan johtosäännöllä kuitenkin antaa tässä laissa tarkoitettuna viranomaisena toimivalle kunnalliselle toimielimelle oikeuden siirtää päättämässään laajuudessa asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. Tiedon antamisesta asiakirjasta, joka on laadittu viranomaisen toimeksiantotehtävää suoritettaessa tai annettu toisen viranomaisen lukuun suoritettavaa tehtävää varten, päättää tehtävän antanut viranomainen, jollei toimeksiannosta muuta johdu. (23.6.2005/495)

Tiedon asiakirjan sisällöstä antaa se viranomaisen henkilöstöön kuuluva, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muuten kuuluu.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tiedot rekistereistä. Tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu tietosuoja-sivulla.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.